Entreposage des archives dans des contenants adéquats et codifiés, stockés soit sur des rayonnages pour les boites d'archives ou des palettes pour les conteneurs.

La gestion du stock à Bordeaux, archives entreposées, est suivie par un système informatique sécurisé.

Les entrepôts d'accueil sont protégés et conçus pour conserver les archives à l'abri des intempéries, des incendies et des intrusions.

GESTION ET Conservation des documents

Les délais de conservation des documents règlementaires sont régulièrement suivis.

La confidentialité des archives est garantie. Aucune annotation visible ne figure sur les contenants des documents qui nous sont confiés et les personnes y ayant accès sont habilitées et dûment contrôlées.

OBLIGATION LEGALE POUR LES AVOCATS

Pour les AVOCATS l'archivage est certes une contrainte mais surtout une obligation qui doit pouvoir répondre à une demande de restitution du client ou de transmission à un confrère des pièces conservées à tort au moment de l'archivage si celui-ci a eu lieu, ou à une mise en jeu de sa responsabilité.

La loi du 17 juin 2008 entrée en vigueur le 19 juin 2008 réduit à cinq ans le délai de conservation des pièces et de prescription pour l'action en responsabilité (hormis le cas de " l'acte d'avocat" pour lequel aucun délai de prescription n'est prévu en l'état et de l'activité juridique pour laquelle le délai de dix ans apparaît souhaitable).

Or, L'article 2232 du Code civil dispose que « Le report du point de départ, la suspension ou l'interruption de la prescription ne peut avoir pour effet de porter le délai de la prescription extinctive au-delà de vingt ans à compter du jour de la naissance du droit».

Il semble donc judicieux de conseiller aux confrères qui font exclusivement du conseil ou qui ont une activité exclusivement juridique, de porter le délai de conservation des documents à un délai minimum de 10 ans, voire de 20 ans par application de l'article 2232 du Code Civil.

Il apparaît nécessaire d'imposer aux confrères l'obligation d'archivage dans des sociétés d'archivage et d'en justifier auprès du Bâtonnier.

Pouvoir demander aux confrères de justifier d'un lieu sécurisé de conservation des dossiers et accessible par tout délégué du Bâtonnier en cas d'accident de la vie apparaît aujourd'hui une nécessité et pourrait éviter bien des sinistres, car l'archivage est fait pour diminuer les sinistres et pour répondre aux demandes de justiciables lorsqu'ils souhaitent récupérer une pièce dans un dossier.

Source : Barreau de Paris 2016